E-WZ : podpis elektroniczny w magazynie
-
System zaprojektowany z myślą o zastąpieniu tradycyjnej
wymiany dokumentów między trzema stronami w procesie dystrybucji towaru:
- dostawca
- odbiorca
- przewoźnik/kierowca
Przypadek użycia (na podstawie dokumentu WZ)
-
Kierowca przyjeżdża do magazynu, konieczne są podpisy dokumentów
Obieg dokumentów w standardowym przypadku to przekazywanie
sobie
papierowych wydruków,
które mogą przenosić wirusy (np. Koronawirus/COVID).
Okoliczność
wymagają skrócenia dystansu.
Może dochodzić do wspólnego korzystania z długopisów,
sprzętu
komputerowego oraz dokumentów.
-
Przygotowanie stanowiska w magazynie
- Za pomocą przezroczystej plexi oddzielamy obsługę magazynu od pracowników zewnętrznych.
- Po stronie magazynu pozostaje komputer stacjonarny oraz drukarka.
- Po stronie zewnętrznego pracownika (kierowcy) umieszczono drugą drukarkę oraz tablet.
-
Magazynier załącza skan dokumentu (np. dokument wydania) lub wybiera załączony wcześniej w procesie dokument.
-
Po załączeniu dokumentu pojawia się podgląd dokumentu, a użytkownik wskazuje na nim miejsce, gdzie chciałby się podpisać lub dodać datę/godzinę oraz oznaczyć dodatkowe cechy specyficzne dla danego dokumentu.
-
Magazynier zatwierdza podpis i w tym momencie na urządzeniu po uprzednio naniesionym podpisem i/lub adnotacjami magazyniera.
-
Kierowca również wskazuje miejsce podpisu i zatwierdza. Na podglądzie dokumentu widać już wcześniej naniesione uwagi i podpisy. Kierowca w celu uproszczenia obsługi widzi podgląd dokumentu wskazanego przez magazyn.
-
Po tej operacji system dodaje pieczątkę na dokumencie i archiwizuje go w bazie danych.
-
Po obu stronach następuje wydruk dokumentów. Każdy z użytkowników otrzymuje swoją, obustronnie podpisaną kopię bez konieczności kontaktu.
-
W tym samym momencie odbiorca towaru widzi podpisany dokument w systemie oraz jako alternatywa może go otrzymać mailowo na wskazany adres. Dzięki temu Odbiorca dostaje informacje o wydaniu oraz ewentualnych rozbieżnościach względem zamówionych ilości i innych uwagach już w momencie załadowania auta w magazynie partnera.
-
Odbiorca w dogodnym dla siebie momencie wybiera dokument do podpisania i postępuje analogicznie do działań obsługi magazynu.
-
Dokument jest archiwizowany automatycznie po stronie odbiorcy i możliwy do podpisania za pomocą myszy lub ekranu dotykowego. Tak podpisany dokument trafia automatycznie do archiwum Dostawcy i obieg się zamyka.
-
Dokument jest archiwizowany automatycznie po stronie odbiorcy i możliwy do podpisania za pomocą myszki lub ekranu dotykowego. Tak podpisany dokument trafia automatycznie do archiwum Dostawcy i obieg się zamyka.
-
Ważne: W trakcie całego procesu nie wykonano ani jednego skanowania i nie wysłano ręcznie ani jednego emaila, żeby dokument z kompletem podpisów został zarchiwizowany w postaci elektronicznej, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu podpisów w magazynie
-
Pandemia COVID:
- Minimalizacja kontaktu bezpośredniego
- Minimalizacja kontaktu pośredniego poprzez używanie tej samej infrastruktury (papierowe dokumenty, długopis, urządzenia elektroniczne, komputer, tablet, drukarka, itp.)
- Elektroniczny nadzór nad kompletem podpisów
-
Finanse:
- Brak konieczności skanowania podpisanych dokumentów (np. w celu archiwizacji lub wysyłki e-mailowej)
- Automatyczna zmiana szablonów dokumentów dla wielu lokalizacji (brak konieczności dostarczenia do zakładów produkcyjnych nowych szablonów do podpisu)
- Możliwość wydruku na dowolnym PDF – zarówno dołączanych z dowolnego systemu jak i drukowanego z dowolnego oprogramowania
-
Ekologia:
- Redukcja wydruków papierowych
-
Czas:
- Możliwość równoległego procesowania tego samego dokumentów przez kilka osób
- Dokument nie „jedzie” z towarem, jest dostępny w czasie rzeczywistym
- Elektroniczna archiwizacja podpisanych dokumentów
Formularz kontaktowy